I perioden frem til vi kan dra nytte av bedre prosesser i personellsikkerhetsarbeidet, blant annet gjennom et påstartet digitaliseringsprosjekt, er vi helt avhengig av fortsatt godt arbeid i den enkelte virksomhet for at saksbehandlingstiden ikke skal bli unødvendig forlenget.
I den forbindelse gjør vi derfor anmodende virksomheter oppmerksomme på at vi ser oss nødt til å avvise flere saker dersom følgende ikke er ivaretatt før oversendelse til SKM:
- Sørg for at begrunnelsen for og beskrivelsen av klareringsbehovet er tydelig
- Bruk alltid siste versjon av personopplysningsblanketten for den som skal klareres (nsm.stat.no)
- Bruk alltid siste versjon av forespørselsskjema fra virksomheten (nsm.stat.no)
- Meld ifra til oss snarest i saker hvor behovet for klarering faller bort
- Send klareringsforespørsler fortløpende, og ved re-klareringer i god tid før gyldig klarering går ut (6 måneder før)
- Bruk veiledere ved utfylling av skjemaer og sørg for at disse er riktig utfylt. Dette vil bidra til raskere saksbehandling
Sending av dokumenter
Av hensyn til både personvern og regler knyttet til arkivering ber vi om at alle som sender inn tilleggsbegrunnelser på eget følgeskriv kun skriver begrunnelse for en person per følgeskriv.
For hver enkelt person det anmodes om skal forespørselsskjema og personopplysningsblankett ligge samlet sammen med eventuelle vedlegg.
Dokumenter kan også sendes via NBN (nasjonalt begrenset nett).
Vedtak om adgangsklarering
Vi ber spesielt departementer som vurderer vedtak om adgangsklarering og virksomheter som blir berørt av dette til å ta kontakt med oss før vedtak fattes. På denne måten kan vi etablere god kommunikasjon og sikre at implementeringen av vedtaket kan gjennomføres på en god måte.
Ytterligere informasjon og informasjonsutveksling
Vi planlegger å kontakte virksomhetene tidlig i 2020 for å kartlegge virksomhetenes behov for informasjon, rådgivning og opplæring, slik at personellsikkerhetsarbeidet kan forbedres ytterligere i alle ledd.